Objetivos
El principal objetivo es la automatización de los procesos operativos relacionados con los datos provenientes de distintos formularios y documentos existentes en el Ministerio.
En la mayoría de los casos gran cantidad de información (mayor a un 80%) está presente en papel (formularios, encuestas, documentos, exámenes, etc.), y el nuevo enfoque de la gestión documental, debe permitir la agilización del trabajo cotidiano, la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información en línea a través de procesos informáticos.
Para ello se deben llevar a cabo procesos de digitalización de documentos, los cuales consisten en la conversión de la información a medios electrónicos que pueden ser consultados a través de computadoras u otros dispositivos, preservando y archivando el documento original.
Entre las ventajas que trae aparejada la solución se pueden citar:
- Velocidad y facilidad de consulta
- Preservación y conservación de los documentos originales
- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado
- Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación
- Consultas simultáneas de la misma información por varios usuarios
- Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel
- A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez , ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo
- Seguridad de acceso mediante contraseñas, permitiendo a los usuarios solo el acceso a la información a la que están autorizados
Tareas que lleva a cabo
Escaneo y digitalización de registros con valor legal, como es el caso de Registros de Firmas de profesionales de la salud con su posterior publicación en el Sistema informático respectivo.
Digitalización de formularios y encuestas, mediante procesamiento del tipo OMR (Reconocimiento Óptico de Marcas) el cual es para capturar datos de la imagen digitalizada mediante la detección por contraste de áreas específicas del documento, donde se efectuaron marcas por parte del usuario para ingresar datos. Dichos datos son confirmados para luego ser utilizados por el sistema de gestión.
Esta tecnología puede ser utilizada en combinación con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) para que en las áreas específicas del documento en cuestión se reconozca un número o una letra (inclusive escritura manual). Actualmente se están probando distintas herramientas de software libre.